Guía paso a paso

La idea en una frase

El Excel te pedía digitar cada documento en la hoja que le tocaba (contribuyentes, consumidor final, compras…) y luego apretar un botón por cada anexo. Aquí le das tus facturas electrónicas (los archivos JSON) y la plataforma las reparte sola en cada anexo, calcula los totales y te entrega los CSV para Hacienda y los libros. Si algún documento no tiene archivo JSON, lo digitas a mano.

Todo ocurre en tu navegador. No hay cuenta, no se guarda nada y, si cierras la pestaña, se borra.

¿Es venta o es compra? No lo eliges tú

En el Excel tú decidías en qué hoja poner cada cosa. Aquí la plataforma lo decide mirando quién emitió el documento, comparado con el NIT o NRC que escribas arriba:

• Si el documento lo emitiste tú → es una venta (o una retención que tú hiciste).
• Si el documento te lo emitió otra persona → es una compra (o una retención que te hicieron a ti).
• Si el documento no tiene tu NIT ni como emisor ni como receptor, se descarta con aviso («no pertenece al NIT indicado»).

Por eso es importante escribir bien el NIT o NRC de quien declara. Después de cargar los archivos, la tabla «Cómo clasifiqué tus documentos» te muestra, archivo por archivo, si lo tomó como venta o compra y a qué anexo lo mandó.

Antes de empezar

1. Ten a mano el NIT o NRC de la empresa o persona que declara.
2. Reúne los archivos JSON del mes: los de lo que emitiste y los de lo que te emitieron tus proveedores. Salen del sistema o portal de facturación electrónica que usas, y tus proveedores también los envían. Junta todos en una carpeta; da igual el orden y que estén mezclados.
3. Si tienes documentos que no son electrónicos (impresos por imprenta, por ejemplo), no tendrán JSON: los digitarás a mano en el paso 4.

Paso a paso

1. Escribe quién declara y el periodo. En el cuadro 1 pon el NIT o NRC (con o sin guiones) y elige el mes. Se propone el mes anterior. Los documentos con fecha de otro mes se dejan fuera y se avisa.
2. Elige el tipo de ingreso de las ventas. Es el mismo que en el Excel y se aplica a todas las ventas. Para periodos viejos (ventas antes de enero 2025, compras antes de febrero 2024) la plataforma pone sola el código 0 que pide Hacienda. Los datos de renta de las compras no se piden aquí: se eligen una por una (paso 6). Para periodos viejos (ventas antes de enero 2025, compras antes de febrero 2024) la plataforma pone sola el código 0 que pide Hacienda.
3. Sube tus facturas. Arrastra los JSON al recuadro punteado o haz clic para elegirlos (puedes escoger cientos a la vez). También puedes mezclar con los eventos de invalidación: la plataforma los entiende.
4. Si falta algo, digítalo a mano. Botón «Digitar un documento a mano»: eliges el tipo (venta a contribuyente, nota de crédito, venta a consumidor final, compra…), llenas fecha, resolución, serie, número, NIT, nombre y montos. El IVA se calcula al 13 % si lo dejas vacío, igual que en el Excel.
5. Mira el resumen y la tabla de clasificación. Arriba verás débito fiscal, crédito fiscal y su diferencia (solo de referencia: la liquidación final del F07 se hace en el portal de Hacienda). Revisa que cada documento haya caído donde esperabas.
6. Clasifica tus compras. En la tabla «Clasifica tus compras» aparece cada compra con su emisor y lo que se compró. Para cada una eliges el tipo de operación, la clasificación (costo o gasto), el sector y el tipo de costo o gasto; todo empieza vacío y no hay valores por defecto: hay que elegirlo a mano en cada compra (lo que falta sale con borde rojo) y, mientras falte alguna, no se habilita la descarga de los anexos CSV. El botón Ver abre el documento en un formato legible (sin JSON) para que decidas sin tener el archivo abierto aparte, y desde ahí mismo puedes clasificar y pasar al siguiente. Las columnas de las tablas se pueden ensanchar arrastrando el borde del encabezado.
7. Atiende los avisos. «Por revisar» son documentos que sí se incluyeron pero conviene mirar (por ejemplo, IVA distinto del 13 % o sin sello de recepción). «No incluidos» son los que se dejaron fuera con su motivo (duplicados, fuera de periodo, invalidados, ajenos a tu NIT…). Corrige el archivo o el dato y vuelve a subirlo si hace falta.
8. Descarga. «Anexos CSV (ZIP)» trae un archivo por anexo, listos para subir al portal de Hacienda. «Libros en Excel» y «Libros en PDF» traen los tres libros legales (en el cuadro 1 puedes poner el nombre de la empresa y el NRC del encabezado; el «folio inicial» es opcional: es el número de la primera hoja del libro legal y solo se imprime al pie del PDF, así que si no llevas libros foliados déjalo en 1). Cada pestaña de la tabla te deja ver el contenido antes de bajarlo.
9. Revisa y presenta. Antes de subir los CSV a Hacienda, echa un ojo a los archivos. Esta es una versión de prueba y algunas reglas están por confirmar con la especificación oficial.

Del Excel a la plataforma: qué hoja es cuál

Preguntas frecuentes

Subí un archivo y no aparece en ningún anexo. Mira la lista «No incluidos»: dice el motivo. Lo más común es un NIT mal escrito arriba o una fecha de otro mes.

¿Qué pasa con una factura que invalidé? Si subes también su evento de invalidación, la factura no suma en los anexos y aparece en «Detalle de documentos invalidados».

Me avisa que falta el sello de recepción. Algunos sistemas exportan el JSON sin el sello (solo sale en el PDF). Es opcional: puedes escribirlo en la tabla «Clasifica tus compras» o dejar la serie vacía. Para ver el sello, usa la consulta pública de Hacienda con el código de generación y la fecha de emisión.

Un archivo sale «JSON inválido» o con llaves de más. El aviso indica la línea y la columna. Con «Ver archivo crudo» ves el archivo con esa línea marcada, y puedes validar el documento en la consulta pública de Hacienda. Si solo sobra una llave o corchete al final, la plataforma lo ignora y lo lee igual.

¿Cómo sé que todo cuadra? En la tabla «Cómo clasifiqué tus documentos» cada documento muestra el total que trae el original y el que calculó la plataforma (✓ si coinciden). Los libros en Excel y PDF traen además una hoja «Control de documentos» con todos los importes y el código de generación para comparar contra tus facturas.

¿Dónde van FOVIAL y COTRANS? Cualquier impuesto que no sea IVA (como FOVIAL y COTRANS en el combustible) se suma a las compras exentas, y el total de compras suma todo: gravado, exento, esos tributos y el IVA.

¿Las notas de crédito restan? En los totales del resumen y en los libros, sí. En los CSV van como documento tipo 05, tal como pide el anexo.

¿Por qué sale «Ambiente de pruebas (00)»? Porque el JSON viene de un entorno de pruebas de facturación y no es un documento real de producción.

¿Qué es el pago a cuenta que aparece en los resultados? Es el anticipo mensual del impuesto sobre la renta (formulario F14): un porcentaje de tus ingresos brutos del mes, sin IVA y sin restar gastos. La plataforma lo estima con tus ventas a contribuyentes, a consumidor final y exportaciones, menos las notas de crédito. Elige la tasa que te corresponde (1.75 % en general) y compáralo con tu declaración.

¿Se guarda mi información? No. Se procesa en tu computadora y se pierde al cerrar o recargar la página. Por eso descarga tus archivos antes de salir.

¿Qué no hace todavía? La casilla 108 (liquidaciones), la declaración de renta y la liquidación final del F07. Tampoco edita los importes de los documentos ya cargados (sí su clasificación de compra): si un importe está mal, corrige el archivo y súbelo otra vez, o bórralo todo y empieza de nuevo.